عملکردهای کلیدی بخش پذیرش هتل

میز پذیرش هتل یک بخش بسیار مهم در هتل است که مستقیماً با مهمانان ارتباط برقرار می کند. عملکرد اصلی این بخش رزرو، خدمات مهمان، ورود، خروج، تلفن، امور مالی و صندوق، ارز، واگذاری اتاق، استعلام و غیره است.

پذیرش را مرکز عصبی هتل نیز می نامند. می توان آن را به عنوان جلویی از بخش مسکن واقع در اطراف سرسرا و منطقه لابی یک ملک پذیرایی تعریف کرد. از آنجایی که این بخش در اطراف محوطه سرسرای هتل قرار دارد و برای مهمانان، مراجعین و بازدیدکنندگان قابل مشاهده است، مجموعاً به آنها “پذیرش” می گویند.

اگر مهمانان مشکلی داشته باشند یا نیاز به قدردانی یا اظهار نظر داشته باشند، معمولاً مستقیماً به پذیرش مراجعه می کنند، زیرا از آنجا تماس و گفتگو با سایر بخش ها راحت است. بنابراین، این بخش نماینده مستقیم برای پیوند دادن کار و گزارش پیامدهای آن به بخش های دیگر است.

این بخش یکی از بخش های اصلی عملیاتی و درآمدزا هتل است که دو سوم درآمد یک هتل از فروش اتاق های مهمان را به دست می آورد. این شامل ارائه خدمات ارزشمند به مهمانان در تمام چرخه مهمان شامل قبل از ورود، ورود، اشغال و خروج است.

اهمیت بخش پذیرش هتل

عملکردهای سنتی بخش پذیرش هتل شامل رزرو، ثبت نام، تخصیص اتاق و نرخ، خدمات مهمان، وضعیت اتاق، نگهداری و تسویه حساب مهمان و ایجاد سوابق تاریخچه مهمان است.

پذیرش یک پایگاه داده جامع از اطلاعات مهمان را ایجاد و نگهداری می کند، خدمات مهمان را هماهنگ می کند و رضایت مهمانان را تضمین می کند. این کارکردها توسط افراد در مناطق مختلف آن انجام می شود.

پذیرش به عنوان چهره هتل نیز شناخته می شود. این اولین منطقه تماس با مهمانان و همچنین مرکز عصبی هتل است. تمام فعالیت‌ها و حوزه‌های آن در جهت پشتیبانی از تراکنش و خدمات مهمان است.

عملکرد موثر بخش پذیرش هتل

ثبت نام مهمان: همه فعالیت های مربوط به ثبت نام مهمان مانند ورود، تعیین اتاق، استقبال، نرخ اتاق و غیره انجام می شود.

خدمات مهمان: هر گونه فعالیت مرتبط با خدمات مهمان را انجام می دهد.

تاریخچه مهمان و سوابق: ایجاد و حفظ اطلاعات مهمان، سابقه، پسندیدن و نپسندیدن، جمع آوری بازخورد و غیره.

پایگاه داده مهمان: یک پایگاه داده جامع از اطلاعات مهمان را ایجاد و نگهداری می کند.

به روز رسانی وضعیت اتاق: مسئول به روز رسانی وضعیت صحیح اتاق مانند مراحل تشریفات ورود (CI) و خروج (CO) مهمان، مسافری که با پرداخت هزينه هاي اقامت هتل بدون اطلاع كانتر هتل را ترك كرده است (DNCO)، لطفا مزاحم نشوید (DND) و غیره است.

رزرواسیون: این بخش وظیفه ثبت رزرو اتاق را از منابع مختلف با ضبط، ثبت سوابق رزرو و بازنگری در زمان مناسب بر عهده دارد تا اطمینان حاصل شود که مهمانان هنگام ورود به هتل اتاق خود را دارند.

هزینه پست و مرسوله: این بخش برای تسهیل ارسال نامه، تلگرام و مرسوله به مهمانان می باشد.

تلفن: این بخش برای تسهیل در ارتباط با تلفن به مهمانان داخلی و خارجی و بیدار کردن مهمانان در هنگام صبح است.

امور مالی و ارزی: این بخش مربوط به بخش حسابداری است که از طریق جمع آوری از مهمانان از طریق خدمات آنها و همچنین ارائه خدمات ارزی انجام می شود.

استعلام: این بخش برای پاسخگویی به سوالات و سوالات مهمانان می باشد. بنابراین، این بخش باید به تمام حرکات هتل آگاه باشد.

میز زنگ و دربان: ارائه کلیه خدمات مربوط به میز زنگ و دربان.

پرسنل بخش پذیرش

هر شرکت به منظور انجام مأموریت، اهداف و مقاصد خود، باید یک ساختار رسمی ایجاد کند که سلسله مراتب مختلف مدیریت، نظارت و سطوح کارکنان (کارکنان) را به تصویر بکشد. از این ساختار به عنوان نمودار سازمانی یاد می شود.

علاوه بر این، نمودار سازمانی روابط گزارش دهی، گستره مدیریت و کارکردهای کارکنانی که مستقیما فعالیت های عملیاتی و اجرایی سازمان را انجام می دهند/ و کارکنانی که زمینه و بسترها را برای پرسنل فراهم می کنند، را نشان می دهد. نمودار سازمانی برای بخش پذیرش بر اساس اندازه هتل متفاوت است. اینجا را مشاهده کنید

موقعیت های کارکنان عملیاتی و اجرایی در بخش تقسیم اتاق ها

نماینده پذیرش: مهمانان را ثبت می کند و اطلاعات در دسترس بودن اتاق را حفظ می کند.

صندوقدار: برگه های میهمان را نگهداری و تسویه می کند و مهمانان را به درستی بررسی می کند.

حسابرس شبانه: کار منشی حساب های دریافتنی را کنترل می کند و گزارش های روزانه را برای مدیریت تهیه می کند (مثلاً گزارش اشغال و گزارش درآمد).

کارمند پست و اطلاعات: پیام‌ها را می‌گیرد، دستورالعمل‌ها را به مهمانان ارائه می‌دهد و نامه‌ها را نگهداری می‌کند.

اپراتور تلفن: صفحه کلید را مدیریت می کند و تماس های بیدارباش را هماهنگ می کند.

نماینده رزرواسیون: به درخواست های رزرو پاسخ می دهد و رکوردهای رزرو را ایجاد می کند.

نماینده کادر خدمات: چمدان مهمان را حمل می کند، مهمانان را تا اتاق آنها همراهی می کند و برای هر اطلاعاتی که درخواست می شود به مهمانان کمک می کند.